Gmailで会社のメールにアクセスする方法!!

2009/06/15

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1 いつでもどこからでもGmailで会社のメールにアクセスしよう(1)

http://journal.mycom.co.jp/series/itskill/001/index.html

2009/06/15

井村克也

企業において連絡ツールとしてメールはあって当たり前のものであり、会社でのメールの送受信は自分に割り当てられたPCにインストールされた電子メールソフト行うのが一般的だ。しかし、出張や外回りなどの外出時にメールをチェックするのはちょっと面倒である。

システムの整備が進んでいる企業であれば、会社のメールを外部で取得するためのWebメールシステムを用意しているだろうが、そこまで対応している 企業もなかなかない。今回は、電子メールを外部で送受信する方法をテーマとして取り上げる。その方法はいくつかあるが、会社宛てのメールを外部で送受信す るためにGmailを利用する方法は、自宅宛てのメールを外部で送受信する場合にも利用可能である。

会社のメールを外部から受信する方法

会社のPCで受信するメールを社外で受信する方法はいくつかある。以下、代表的な3つの方法を紹介しよう。

ノートPCで受信する

会社で利用しているノートPCを持ち歩けるなら、あとはインターネットに接続さえできれば、会社にいるのと同じ状態でメールをチェックできる。インターネット接続には、携帯電話などでダイヤルアップ接続するか、無線LANのアクセスポイントを使うなどの方法がある。

携帯メールに転送

PCの電子メールソフトで受信したメールを携帯電話のメールアドレスに転送する方法は、シンプルでわかりやすいのがメリットだ。ただしこの方法は、メールソフト側でメールの振り分け設定をちゃんとしていないと、必要なメール以外も転送されるというデメリットもある。

Webメールの利用

近年企業では、電子メールソフトを用いた送受信から、Webメールへ移行するケースが増えているようである。Webメールとは、Internet ExplorerなどのWebブラウザでメールを送受信できるようにしたもので、「Hotmail」や「Yahooメール」と同じようなタイプである(※ 1)。

(※1)Webメールに対して、電子メールソフトを使って送受信することをPOPメールと呼ぶ。

Webメールの最大のメリットは、PCの電子メールソフトが不要なこと。インターネットに接続してWebページを閲覧できる環境があれば、どこでもメールを送受信できる。もちろん、インターネット接続はPCである必要はなく、携帯電話などでもOKである。

Webメールなら、社内・社外を問わず、Webページが見られる環境であれば自分宛てのメールを送受信できるのである。ただし、会社用のメールソフ トとしてWebメールを使うには、会社側でそのためのシステムを導入する必要がある。便利であっても、会社がWebメールを使うことをよしとしなければ利 用できないのだ。

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Gmailを利用しよう

そこで、オススメしたいのが「Gmail」を利用した方法である。Gmailは、Googleが提供している無償のWebメールサービスだ。個人で 利用している人も多いのではないだろうか? Gmailには、他のメールアカウントのメールを受信する機能がある。つまり、会社で使用しているメールアドレスのメールをGmailで受信できるので、 簡単に会社のメールをWebメールとして利用できるというわけだ。

Gmailのアカウントは、Gmailのアカウント作成ページで作成することができる。

Gmailで会社のメールを送受信する仕組み

理屈はこうだ。通常のメールは、会社のメール受信サーバに蓄積された受信メールをPCのメールソフトで受信する。そして、メールの送信もメール送信サーバを通して送信される(図1)。

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通常の会社のメール送受信の仕組み

これをGmailをPCのメールソフトの代わりにメールを受信させて、Webで利用できるようにするわけだ(図2)。

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Gmailを用いて会社のメールを送受信する仕組み

企業によっては利用不可

企業によっては、情報漏洩を防止するために、自社のメールサーバに対して外部からのアクセスを禁止している場合もある。その場合はGmailを使って会社のメールを受信することはできない。

Gmailのメリット

Gmailで会社のメールを受信できる仕組みを構築しておけば、出先であろうが、自宅であろうが、インターネットが利用できればメールをチェックできるようになる。モバイルGmailを使えば、携帯電話を使ってGmailをチェックすることも可能である。

また、Gmailには強力な迷惑メールフィルタが付いているのも見逃せない。毎日大量のスパムメールに悩まされているユーザーも多いだろうが、 Gmailではかなり高い確率でスパムメールを迷惑メールフォルダに自動で振り分けてくれる。会社のメールサーバにスパムフィルタがない場合でも、 Gmailを使えば必要なメールだけがフィルタリングされる。

携帯電話を使ってGmailをチェックする場合、迷惑メールフォルダに振り分けられたメールはデフォルトでは非表示になるので、余分なパケット料金をかけずに、必要なメールだけを見ることがすぐにできる。

次回は、Gmailの具体的な設定方法について説明することにしたい。

2 いつでもどこからでもGmailで会社のメールにアクセスしよう(2)

本連載は、簡単かつ即効性のあるITを用いてビジネスの効率を上げるための方法を紹介している。最初に選んだはテーマは「Gmail」。Gmail を活用して、会社以外の場所からも会社のアドレス宛てのメールが読めるようにしたい。2回目となる今回はGmailの具体的な設定方法について説明する。

外部のメールを読むための設定

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図1 矢印の順番にクリックする

Gmailで会社のメールを受信できるようにするための設定を説明していこう。設定は、会社のメールアドレスのメールを受信できるパソコン環境で 行ってほしい。WebブラウザでGmailページを開いてログインしたら、右上の[設定]をクリックする。次に、設定画面が表示されたら、[アカウントと インポート]タブを開き、画面中央の[POP3のメールアカウントを追加]をクリックする(図1)。

「別のメールアカウントを追加」ウィンドウが開くので、Gmailで受信する会社のメールアカウントを設定する。画面の指示に従って設定していけばい いのだが、重要なのは2番目の設定画面である。ここで、会社のメールを受信する際に必要なユーザー名やパスワード、POPサーバーを設定する。

ユーザー名はメールアドレスの@マークの左側になる。パスワードはメール受信用のパスワード、POPサーバはメール受信サーバ、ポートはメール受信サーバが使用するポート番号のことである。これらがわからない場合は、会社のシステム担当者に聞いてもらいたい。

加えて、「受信したメッセージのコピーをサーバーに残す」にチェックを付けておこう。これは、Gmailで受信した会社のメールを会社の電子メールソフトでも受信できるようにするためである(図2~7)。

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図2 追加するメールアカウントのメールアドレスを入力

図3 ユーザー名・パスワード・POPサーバー・ポートを入力し、「受信したメッセージのコピーをサーバーに残す」という項目を設定

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図4 「はい」にチェック

図5 名前を入力。この名前がGmailからメールを送信した時の差出人の名称となる

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図6 [確認メールの送信]をクリック

図7 確認メールが登録したメールアドレス宛に送られてくるので、メールソフトで受信する。受信したメールのリンクをクリックするか、確認コードを入力して[確認]をクリック

外部のメールも自動で受信

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図8 会社のメールアドレスが登録された。[メールを今すぐ確認する]をクリックすると、会社のメールをすぐに受信できる

アカウントの登録が終わると、会社のメールアドレスが表示される。これで、Gmailで会社のメールを送受信できるようになるというわけだ。

Gmailは定期的に登録したアカウントのメールを受信しにいく。ただし、メールソフトのように受信間隔を設定することはできない。もし、 Gmailですぐに会社のメールを受信したい場合は、[アカウントとインポート]設定画面を表示して[メールを今すぐ確認する]をクリックする(図8)。

会社のアドレスを送信アドレスに設定

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図9 1で、どちらのメールアドレスを送信用アドレスのデフォルトにするか設定でき、2で、受信したメールに返信する際の、送信アドレスも設定できる

Gmailではl受信した会社のメールに対しての返信も問題なくできる。Gmailからメールを送信する際、Gmailのアドレスではなく、登録した会社のメールアドレスをデフォルトメールアドレスにすることもできる(図9)。

この場合、Gmailからメールを送信しても、会社のメールアドレスとして送信される。さらに、このメールに相手が自分に返信する場合も、会社の メールアドレス宛てに返信される。つまり、Gmailを使っていても、Gmailのメールアドレスを表に出さないようにすることが可能なのだ。

次回は、携帯電話でGmailを使う方法について説明しよう。

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